決算書類を、使える資料へ
決算書類は、整えて保管していても、その後の面談で使い切れていないことが多いです。
GrowUpの事務所内で、保管物のままにせず、面談で使える資料に変える運用を試しています。
その途中経過のメモです。
何を変えたいのか
決算書類は綴じてキャビネットに入れて終わり、になりがちです。整理そのものはできていても、 いざ経営者との面談で「あの数字どこだったかな」と思ったときに、すぐ開けない・出先で開けない・ 話の流れに乗せられない、という場面があります。問題は整理ができていないことではなく、 整理した資料を必要な場面で使い切れていないことです。
どう変えるのか
決算書類を、書類1件ずつのファイルとして整える運用に変えます。OCR を通して検索できる状態にし、 クラウドに置いて、出先からでも開ける形にする。やることは小さいですが、 「保管している」状態から「面談で開ける」状態に変わります。日常の経理運用や月次資料は触りません。 対象を決算書類だけに絞ることで、手間を増やさずに価値の大きい部分だけ動かせます。
何が起きるか
面談前に必要な決算書をすぐ確認できるので、確認漏れが減ります。面談中は、経営者の質問に対して その場で資料を開いて裏取りができ、決算説明に時間を取られず、来期の話に早く入れます。 経営者から「これは何の数字？」が減り、「これをどう使うか」が増える。 数字の根拠を見せやすくなる分、判断の納得感も上がります。
GrowUp が今やっていること
決算書類を書類単位に整え、面談で必要な箇所をすぐ開ける状態にする運用を、事務所内で試行しています。 実際に提案に使った資料は下にあります。
実際の提案資料： deck を開く